Периодически фирмы и компании переезжают. Причины на это у каждого свои. Одни офисы перебираются в лучший район, другие выбирают площадь кабинета побольше, а третьи расширяются и открывают новые филиалы в Киеве. Понятное желание любого руководителя – удешевить офисный переезд в Киеве, но при этом не бояться за сохранность имущества и не иметь проблем с перевозкой. Как это сделать на практике мы сейчас и разберем.
7 хитростей или как организовать офисный переезд недорого
Итак, воспользуйтесь простыми советами. Нам их подсказал владелец транспортной компании:
- По возможности переезжайте в выходной день. В субботу и воскресенье нет пробок в Киеве. Единственное, в вашем БЦ или офисном здании должен быть открыт доступ к кабинетам.
- Если не получается в выходной, то планируйте офисный переезд на дневное время. Час пик с 8 утра до 10 и с 17 до 19:00. Если не хотите платить за простой машины в пробке, смело заказывайте грузчиков и машину на 11-12 часов дня.
- Вызывайте сборщиков мебели накануне. Лучше разобрать и упаковать мебель за 1-2 дня до переезда ,чтобы в назначенный день просто вынести, загрузить и перевезти имущество, а сборку на новом месте так же назначить на следующий день.
- Вызовите электриков и монтеров, чтобы они сняли осветительные приборы и кондиционер, если таковые имеются в собственности фирмы. В 90% случаев в компетенцию наемных грузчиков не входит демонтаж этих приборов. Если вы этого не сделаете, то в будущем придется нанимать отдельное грузовое такси с грузчиками и перевозить приборы отдельно.
- Попросите сотрудников по максимуму сложить личные вещи и документы в коробки. Так вы сэкономите время на подготовке. Обязательно подпишите содержимое, чтобы не путаться при раскладывании на новом месте.
- Купите упаковочный материал самостоятельно. Раз уж мы заговорили о коробках, то намного дешевле купить их самостоятельно в любом строительном магазине или на почте. Какое количество материала вам нужно подскажет диспетчер транспортной фирмы, у которой вы заказываете офисный переезд в Киеве.
- Выбирайте правильный транспорт и учитывайте особенности парковки возле здания. Для переезда небольшого офиса на 2-4 рабочих места подойдут услуги грузового такси в Киев, а для крупных фирм стоит задуматься о грузовиках побольше на 20-36 кубических метров. Неудобство таких машин – они часто не могут заехать в арки или встать в узких улочках исторического центра Киева.
Именно транспорт становится основной частью расходов на переезд. Тут очень важно подобрать нужные габариты, чтобы не переплачивать за езду полупустого грузовика или, наоборот, не делать несколько “ходок” маленькими машинами.
Какие еще моменты нужно учесть при составлении бюджета на переезд офиса
Допустим, вы определились с датой и временем, подобрали транспорт и нужное количество грузчиков. Что может вызвать дополнительные расходы:
- Ручное перемещение вещей без лифта. Обычно оплачивается за каждый предмет и этаж.
- Спуск и подъем тяжестей весом более 80-100 кг. Такие грузы считаются из расчета цена за 1 кг полная масса предмета.
- Выезд за Киев, в пригород или область. Включается километраж после выезда за КП.
- Работа со стеклом и хрупким грузом.
- Занос на узких винтовых лестницах, где груз передается на весу через перила.
Совет: если у вас есть хотя бы одно из перечисленных условий, уточните расценки на такие услуги у диспетчера грузовой компании. Вы должны четко понимать, сколько вам придется доплатить за сложность и нестандартную работу. Предложение “разберемся на месте” не подходит.
Лучший выход – вызвать оценщика от перевозчика. Часто эта услуга бесплатная или плата за нее символическая. Так вы будете примерно ориентироваться в сумме. Еще один момент – заключение договора и фиксация расценок в нем. Подходит только для фирм, оплачивающих переезд по безналичному расчету.
И напоследок, правильнее выбирать исполнителем официальную фирму, работающую в перевозках по Киеву много лет и прочитать отзывы о них на картах или форумах. Так вы обезопасите себя от недобросовестных перевозчиков.